Sentir parlare di “smart working” è cosa assolutamente comune oggi e questo nuovo modo di lavorare farà parte della nostra quotidianità, ancora per un po’.

Proprio per questo voglio condividere con te la nostra nuovissima guida:

L’ufficio a casa

L’home office è una realtà in costante aumento, che è arrivata nelle nostre vite improvvisamente, tanto quanto il Covid, mettendoci di fronte a tutta una serie di nuove abitudini, da fare nostre.

Ci siamo quindi resi conto che l’allestimento corretto di questo angolo della casa, per essere fatto nel migliore dei modi, ha bisogno di tutta una serie di caratteristiche fondamentali:

Gli elementi indispensabili da analizzare, per creare un ufficio che ti permetta di lavorare con serenità e concentrazione, sono 9:

1. Parte tecnologica
2. Scelta della posizione
3. Illuminazione
4. Arredamento e complementi d’arredo
5. Scelta cromatica della stanza
6. Rumorosità tollerata
7. Organizzazione e ordine
8. Budget per l’allestimento
9. Interferenze dall’esterno.

1-Parte tecnologica

Il primo elemento da valutare, per allestire un ufficio pienamente funzionante non è, come comunemente si può pensare, lo spazio da adibire, ma ciò che fa veramente muovere questo nuovo modo di lavorare: la tecnologia.

La necessità di avere a disposizione tutto ciò che ci permetta di rimanere in contatto con il resto del mondo, senza muoversi da casa, è fondamentale. Questa nuova corsa alla tecnologia è confermata anche dal trend del mercato, che ha visto, negli ultimi sei mesi, un significativo aumento.
Sono cresciute di molto le vendite di pc, webcam, casse acustiche e tutti gli strumenti necessari per lavorare al meglio, a distanza, ma mantenendo un costante contatto con colleghi, fornitori e clienti.

Un altro elemento di fondamentale importanza è la qualità della connessione internet, di cui disponiamo a casa. Se in ufficio questo aspetto era scontato, ora dobbiamo farci i conti e valutare le nostre nuove esigenze.

Quindi predisporre fin da subito un’adeguata copertura internet è fondamentale.

Subito dopo, come importanza, dobbiamo occuparci di:

2- Scelta della posizione

Il tuo tasso di produttività correrà di pari passo con il comfort e l’organizzazione del nuovo ufficio.

Ma come sceglierlo correttamente? 
Sacrifico il divano? 
Riconverto la lavanderia?
Dimezzo lo spazio nella stanza da letto?
Sicuramente la soluzione ideale è quella di avere una stanza intera da adibire a ufficio, in modo che, una volta chiusa la porta, il lavoro sia terminato, ma un’abitazione di piccole dimensioni non ti permetterà di farlo.
Puoi quindi pensare a ridisegnare un angolo del soggiorno oppure, se la conformazione della tua casa lo permette, oppure creare una scrivania nel corridoio.

Analizziamo ora il punto:

3- illuminazione

La luce usata nell’ambiente di lavoro influenza la resa, l’umore e la motivazione.

La scelta corretta del posizionamento della scrivania non può essere quindi dettata solamente da un fattore estetico, o pratico, ma va valutata anche a seconda dal tipo di illuminazione ideale.

Sicuramente la situazione ideale sarebbe quella di avere un’illuminazione naturale. Numerosi studi hanno dimostrato che la luce del giorno contribuisce enormemente a incrementare la produttività e la soddisfazione delle persone in ufficio e a casa.

Continuiamo!

4- Arredamento e complementi d’arredo

Una volta individuato l’angolo migliore della casa, la prima cosa da fare è posizionare una scrivania o un tavolo, dopo averne però calcolato le giuste dimensioni.

Per utilizzare al meglio lo spazio potresti ricorrere a piccoli accorgimenti: ad esempio, l’utilizzo di una cassettiera a tre cassetti con ruote, da infilare sotto la scrivania. Con un ingombro minimo moltiplichi di molto la superfice disponibile, mantenendo così l’ordine dell’ambiente.

Altro elemento fondamentale, per lavorare bene, è la seduta.

La sedia ideale deve avere uno schienale ergonomico, che segua la naturale curva della schiena e che sia regolabile in altezza per permetterti di ottenere la giusta posizione delle braccia sulla scrivania e l’appoggio corretto dei piedi a terra.

Il terzo elemento fondamentale, per un allestimento armonioso, sono i complementi d’arredo, come porta documenti, portapenne, orologi e qualsiasi altro suppellettile ti possa servire.

Andiamo quindi ad analizzare il punto:

5- Scelta cromatica della stanza

– Le tonalità verde, indaco e turchese sono ideali per lavori dove prevale la creatività e la fantasia;
– I colori pastello sono ideali per lavori di precisione, metodici, dove è necessaria la massima concentrazione;
– I colori brillanti, come il giallo limone o il colore melone, vanno presi in considerazione se si divide l’ufficio con i componenti più giovani della famiglia, durante ad esempio la DAD, per stimolare anche lo loro esigenze.

Ecco perché anche il colore delle pareti dell’angolo che farà da ufficio, avrà il suo significativo peso nella tua scelta.

6- Rumorosità tollerata

E’ scontato che, per lavorare bene e non essere disturbati, c’è bisogno di calma.

– Il rumore tollerato di chi lavora. Sicuramente lavorare nel frastuono non è produttivo, ma non lo è nemmeno il silenzio totale, quindi avere vicino una finestra, che faccia percepire i rumori esterni che ci circondano, può essere indispensabile per non creare uno stato d’isolamento.

– Il rumore prodotto da chi lavora. Lavorando si emettono dei suoni che possono essere dovuti ai tasti della tastiera del pc, alla stampante, o nel caso si faccia un lavoro condiviso con i colleghi, il rumore delle riunioni, delle video call, ecc…

– Il rumore dell’ambiente esterno. L’ambiente che circonda la propria abitazione può avere caratteristiche molto diverse a seconda che si abiti in centro città o in aperta campagna. Questo aspetto, per chi lavora sempre fuori casa, non viene spesso preso in considerazione ma, se non valutato, può seriamente condizionare l’andamento del proprio lavoro.

7- Organizzazione e ordine

– Personalizza il tuo angolo di lavoro con delle piante o candele che diano all’ambiente un aspetto e soprattutto un profumo che ti piaccia e ti faccia sentire bene. I profumi sono degli elementi molto evocativi e attribuire a questo ambiente il suo profumo specifico, piacevole e non invadente, è un elemento importante per l’armonia generale.

– Facilitati il lavoro organizzando tutti gli strumenti di cui necessiti, in modo da poterli raggiungere facilmente, senza doverti spostare di continuo. Eviterai così facili distrazioni e interruzioni durante il flusso produttivo.

– Complicati un po’ il lavoro tenendo alcuni oggetti lontani dalla scrivania, come snack o caffè, ma anche la stampante, in modo da obbligarti a prenderti delle giuste pause e sgranchirti ogni tanto le gambe.

– Organizza lo spazio verticale perché la postazione di lavoro non è costituita solo dalla scrivania, ma anche dai muri che la circondano. Sfruttali utilizzando, ad esempio, panelli di sughero o una lavagna per appuntare e scrivere tutto quello che ti serve, appendi una pegboard con vari attrezzi per raccogliere cancelleria e strumenti vari.

– Limita la carta. La carta è un elemento predominante, nel lavoro, se ne utilizza e spreca tantissima. Quest’abitudine ci sfugge facilmente di mano e la sua presenza può rendere molto disordinata la nostra postazione di lavoro.

8- Budget per l’allestimento

Per arredare al meglio quest’angolo ci sono degli elementi che non possono mancare, ma optare per l’acquisto di una scrivania Ikea piuttosto di una in legno massiccio, progettata e costruita da un mobilificio rinomato, può far variare incredibilmente i costi.

A questi poi vanno aggiunti gli elementi tecnologici, indispensabili per il lavoro.

Una volta stilata una lista completa, si ha un quadro reale di ciò che si dovrà acquistare e quindi si potrà decidere, in modo preciso, come suddividere la spesa tra i vari elementi.

Andiamo ora ad analizzare l’ultimo punto della nostra lista.

9- interferenze dall’esterno

Se sceglierai la giusta posizione per il tuo ufficio, sarai in grado di tenere sotto controllo molte distrazioni. Al contrario, se non sceglierai con la massima attenzione l’angolo giusto, tenendo bene a mente ciò che può maggiormente distrarti, potrai dire addio alla tua tanto sperata produttività.

Tra le mille cose che potrebbero maggiormente distrarti, lavorando a casa, devi principalmente tener conto di:

• interruzioni dovute agli altri abitanti della casa
• rumorosità esterna
• elementi che attirano facilmente la tua attenzione come TV o radio
• frigo, dispensa e tutti gli snack che ti ingolosiscono
• i tuoi animali domestici
• lo smartphone e le mail

Questi elementi sono costantemente presenti nella vita quotidiana, all’interno della tua casa. Il segreto sta nel trovare una corretta posizione per la tua scrivania che ti sia di aiuto per la tua concentrazione. E’ innegabile che la soluzione ad ogni problema sia quella di avere una vera e propria stanza, dove allestire l’ufficio che, una volta chiusa la porta, lasci fuori tutte le interferenze esterne.

Non dobbiamo allestire l’ufficio di fronte alla TV e nemmeno vicino al frigo o alla dispensa.

Dobbiamo cercare di stare più lontano possibile dalla zona della casa dove i figli o gli altri componenti della famiglia, passano il loro tempo libero, per non essere disturbati dai loro rumori.

Ci siamo!

Siamo finalmente arrivati a visualizzare un quadro completo di come il vero ufficio a casa dovrebbe essere.

Se questa guida è stata utile come spero, dovresti aver bene in mente un’immagine precisa del tuo nuovo ufficio e del suo perfetto collocamento.

E se quest’ultimo proprio non riuscissi a trovarlo tra le mura della tua casa?

Abbiamo studiato meticolosamente questa guida per darti un aiuto concreto nel creare l’angolo giusto per te, ma siamo pienamente consapevoli di quanto possa essere difficile realizzarlo concretamente, all’interno di case che non sono state progettate per soddisfare questa nuova esigenza. 

A volte è necessario prendere in considerazione l’idea di cambiare casa per poter creare le giuste condizioni che ti permettano di svolgere al meglio la tua professione 🙂